Suscribe tus plazos a Google Calendar: una URL, y se actualizan solos

LexFlow exporta actuaciones al calendario desde hace meses: pulsas un botón, baja un archivo .ics, lo abres y el evento entra en tu calendario. En iPhone funciona bien. En Android, para muchos usuarios, no funcionaba en absoluto.

La causa nos tomó una capacitación entera descubrirla, y no estaba en nuestro código: la aplicación de Google Calendar no tiene función de importar. Ni en Android ni en iOS — importar un .ics es exclusivo de la versión de escritorio. Así que el archivo descargado quedaba a merced del selector de aplicaciones del sistema: caía en el calendario de Samsung, en un visor de texto, o en un "no hay aplicación para abrir esto".

El arreglo no era mejorar la descarga. Era dejar de descargar.

Una URL que el calendario relee

Google Calendar sí sabe suscribirse a una URL. Y Apple Calendar y Outlook también.

Generas tu URL una vez desde Mi cuenta, la pegas en tu calendario desde el escritorio, y desde ese momento tus plazos aparecen en el teléfono, en la tablet y en el computador sin que vuelvas a tocar nada. Si aceptas un plazo nuevo en LexFlow, aparece en el calendario en la siguiente relectura.

El feed contiene tus plazos: los que tienes como responsable y los que tienes como apoyo. No es la agenda del estudio — y conviene decirlo porque es la confusión esperable: ser administrador no te agrega ni un plazo ajeno. Un feed del estudio completo es otra cosa y está pendiente de diseño.

Lo que viaja al calendario es un puntero

Aquí está la decisión de fondo. Quien descarga ese feed no eres tú: es el servidor de Google, de forma anónima y sin tu sesión. Y lo que le mandes queda guardado en Google.

Por eso, por defecto, el evento dice solamente:

LexFlow · Plazo — con la fecha y un enlace al caso.

Nada más. Ni el título del caso, ni el número de expediente, ni la judicatura, ni el nombre del cliente. El calendario es un puntero que te avisa y te lleva al expediente; no una copia del expediente dentro de un servicio de terceros.

Si prefieres ver el detalle completo en el evento, es tu decisión activarlo desde Mi cuenta. Lo normal es que quieras hacerlo —es más cómodo— pero queríamos que fuera una elección consciente y no un valor por defecto que nadie revisó. Hay una prueba automatizada que serializa el calendario completo y falla si el título del caso, el expediente o el juzgado aparecen en el modo minimizado.

Los plazos donde eres apoyo llegan marcados (apoyo); los tuyos van sin marca. Se etiqueta lo excepcional, porque si se etiquetara todo ninguna etiqueta destacaría. Esa marca sí va también en modo minimizado: no es un dato del expediente, habla de tu rol.

Dos calendarios con dos colores

Hay un truco que un calendario resuelve mejor que cualquier interfaz nuestra: pegar la URL dos veces con filtros distintos.

LexFlow te entrega tres direcciones ya armadas, con su botón de copiar: todos tus plazos, solo los que lideras, y solo los de apoyo. Si suscribes las dos últimas por separado, tu calendario les da dos colores y puedes ocultar una con un clic. "¿Qué tengo que hacer yo esta semana?" se vuelve una pregunta visual.

Son dos opciones excluyentes: o una sola suscripción con todo, o las dos separadas. Si añadieras las tres verías cada plazo duplicado, y la interfaz lo advierte.

Un detalle que parece menor y no lo es: las tres URLs se entregan completas y copiables. La primera versión entregaba una sola dirección y te pedía añadirle un parámetro a mano; duró un día. Son direcciones de cien caracteres, y si una interfaz te obliga a editar texto largo a mano no está terminada — en el teléfono directamente se abandona.

Dos recordatorios, porque es el único aviso posible

Esto lo descubrimos probando en un iPhone, y cambia el diseño.

Un calendario suscrito es de solo lectura. Eso significa que no puedes agregarle tu propia alerta a un evento: la única alarma que va a existir es la que nosotros pongamos en el feed.

Por eso cada evento lleva dos:

• Plazos: a las 09:00 de tres días antes, y a las 09:00 del día antes.
• Audiencias: el día antes, y dos horas antes.

Las horas son raras a propósito. Un plazo es un evento de día completo, y un evento de día completo empieza a medianoche: una alerta "un día antes" sonaría a las 00:00, que no la ve nadie.

Y una advertencia que preferimos darte aquí antes de que lo descubras solo: iOS borra esas alertas por defecto. Al suscribirte, la opción "Eliminar alertas" viene activada en Ajustes → Aplicaciones → Calendario → Cuentas → tu suscripción. Si no la desactivas, el feed parece mudo. La interfaz de LexFlow también te lo dice, porque si no, el síntoma se lee como un fallo nuestro.

La URL es una credencial

Una dirección de suscripción es una llave que no caduca y que además vive fuera de nuestro control: en los servidores de Google y en los ajustes de tu teléfono.

La tratamos como tal:

• Se guarda cifrada, nunca en texto claro. Consecuencia que aceptamos: la ves una sola vez al generarla. Si la pierdes, generas otra y la anterior deja de servir.
• Cualquier fallo responde "no existe", nunca "no autorizado". Un mensaje de "sin permiso" confirmaría que la URL es válida.
• Es personal. Nadie gestiona la suscripción de otra persona, tampoco el administrador.
• Y el administrador del estudio puede apagar la función para todo el estudio, lo que corta las suscripciones ya repartidas. Ese es el punto: esconder el botón no serviría de nada con las URLs ya fuera.

Lo que el calendario no puede hacer

Google relee entre 12 y 24 horas, y no hay forma de forzarlo. Google no publica su horario. Lo decimos en pantalla porque, sin eso, el primer reporte que recibiríamos sería "no se actualiza".

Si necesitas el aviso instantáneo, ya existe y es otro canal: la campanita de la aplicación y la notificación push, que no necesita que tengas nada abierto.

En iPhone hay además un límite que no podemos resolver: un enlace del calendario abre Safari, no la aplicación de LexFlow instalada. Los enlaces universales de iOS exigen una aplicación nativa de la App Store, y una aplicación web no puede capturarlos. En Android sí funciona. Para eso está la opción de detalle completo: pone el expediente y el juzgado dentro del evento, para que casi nunca necesites abrir el enlace.

La descarga sigue ahí

Exportar un .ics suelto no desapareció: sigue siendo útil para meter una audiencia concreta en el calendario de alguien que no es del estudio. Lo que ya no tienes que hacer es repetirlo para cada plazo.

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La suscripción la enciende el administrador del estudio en Ajustes y después cada persona genera la suya en Mi cuenta. Si quieres verla configurada, agenda una demo de 15 minutos.