Honorarios y economía del caso: todo lo que cobras y gastas, en un solo lugar

Cobrar honorarios bien es tan importante como ganar el caso. Sin embargo, en la mayoría de los estudios jurídicos la economía de cada proceso vive en una hoja de Excel separada, en el registro de transferencias del banco, o directamente en la memoria del socio. Cuando llega la pregunta inevitable — "¿cuánto nos debe el cliente del caso Martínez?" — la respuesta tarda más de lo que debería.

Desde esta semana, LexFlow tiene un módulo económico completo por caso. Todo lo que entra y sale de un proceso vive en el mismo lugar donde están las actuaciones, los plazos y el expediente.

Qué puedes registrar

El honorario pactado es el monto acordado con el cliente al inicio del caso — el número que firmaron en el contrato. Se registra una sola vez en la ficha del caso con la moneda (USD). Solo el administrador o el abogado responsable del caso puede cambiarlo; es un dato sensible.

Los movimientos económicos son todo lo que ocurre durante el proceso: un anticipo recibido, el saldo que quedó pendiente, un gasto de peritaje, las copias notariales, el depósito judicial. Cada movimiento tiene tipo (cobro o gasto), concepto, monto, fecha y — si aplica — una fecha de vencimiento para el pago.

El saldo disponible se calcula automáticamente: honorario pactado menos lo cobrado, más los gastos cubiertos. No tienes que hacer la resta tú.

Tareas financieras pendientes

Un movimiento con fecha de vencimiento es una tarea financiera: un cobro que esperas recibir o un gasto que debes cubrir. Aparecen en cuatro lugares distintos para que no se te olviden:

• La pestaña Economía del caso, con estado "pendiente" o "cumplido".
• El tablero financiero en tu lista de actuaciones (carril separado del calendario procesal — lo que cobras no contamina tu agenda jurídica).
• El panel de inicio, en la sección "Vencimientos financieros".
• El reporte de cartera, en "Cuentas por vencer".

Cuando recibes el pago o cubres el gasto, lo marcas cumplido con un clic. El saldo se actualiza en tiempo real.

Responsable por movimiento

Cada movimiento puede tener un responsable — el miembro del estudio que gestiona ese cobro o gasto. No tienes que ser el administrador para registrar movimientos: cualquier abogado del equipo puede hacerlo. Los pasantes también pueden gestionar los movimientos que les asignaron directamente.

Si trabajas con múltiples responsables sobre un mismo movimiento (por ejemplo, un anticipo que administran dos socios), puedes asignar co-responsables igual que en las actuaciones.

Captura de factura con IA

Para gastos que llegan con comprobante, puedes subir la foto o el PDF directamente. LexFlow extrae el monto, el concepto, la fecha, el proveedor y el RUC automáticamente, y prellena el formulario del gasto para que solo tengas que revisar y confirmar.

El archivo no se guarda en LexFlow (sin almacenamiento de documentos sensibles, por LOPDP). Solo se usa para extraer los datos y luego se descarta.

Catálogos de honorarios y conceptos

Si tu estudio maneja tipos de honorarios o conceptos de gastos que se repiten — "consulta inicial", "patrocinio ordinario", "gastos de perito" — el administrador puede crear catálogos en la sección de Ajustes. Aparecen como accesos rápidos en los formularios de movimientos para no tipear lo mismo cada vez.

Lo que no hace este módulo

Un límite importante: los movimientos económicos de LexFlow no son facturas SRI. La facturación electrónica al cliente es un proceso separado (con clave de firma, formato XML del SRI, autorización). Esto registra el control interno del estudio — el dinero que entró y salió de cada caso — no el documento tributario.

El caso Martínez te debe $800. Lo sabes ahora, sin abrir Excel.