Asesorías y contratos: el trabajo que cobras sin que haya juicio

Un abogado nos escribió con un problema que parecía de configuración y era de diseño: redacta contratos de compraventa y arrendamiento, cobra por cada uno, y no lleva un solo juicio. Para registrar su trabajo en LexFlow estaba creando casos. Cada compraventa era un expediente, con su número de proceso vacío, su judicatura vacía y su semáforo de abandono corriendo contra un proceso que no existía.

Funcionaba, en el sentido en que funciona meter un tornillo con un martillo. Pero gastaba cupo del plan, ensuciaba los reportes de cumplimiento procesal y le ponía alertas de inactividad a un contrato que se había firmado y terminado el mismo día.

Las asesorías y contratos son hoy una entidad propia.

Por qué no es "un caso ligero"

La salida fácil habría sido permitir casos sin número de proceso y marcarlos de alguna forma. La descartamos por tres razones concretas, y vale explicarlas porque son las que explican todo lo demás.

Gastaría cupo. Cada plan de LexFlow incluye un número de casos activos. Un estudio que atiende cuarenta consultas al mes y lleva doce juicios habría agotado el cupo de su plan en dos meses, pagando por capacidad que su litigio real no usa.

Contaminaría el semáforo de abandono. El registro de abandono (art. 245 del COGEP) mide días hábiles de inactividad sobre procesos vivos. Una asesoría atendida y cerrada no tiene inactividad: está terminada. Mezclarlas haría que el indicador más delicado del sistema —el que avisa de un abandono que no se puede revertir en primera instancia— empezara a gritar por asuntos que no corren riesgo alguno.

Falsearía los reportes. El porcentaje de cumplimiento procesal del estudio dejaría de significar algo si el denominador incluye consultas de media hora.

Es el mismo criterio de carril separado que ya aplicamos a los honorarios y a las horas facturables: cuando una cosa se parece a otra pero se mide distinto, va aparte.

Qué registras

Una asesoría guarda quién consultó, el detalle de la consulta, la respuesta que diste, la materia y el monto. Hay tres tipos: asesoría, contrato y otro servicio.

El dato que más cambia la experiencia es este: el cliente es opcional. La función existe precisamente para atender a quien todavía no es cliente del estudio. Llega alguien por referencia, pregunta, pagas o no pagas, y se va. Si ese alguien nunca vuelve, no tenía sentido obligarte a crearle una ficha de cliente para poder cobrarle una consulta.

Puede registrar una asesoría cualquier miembro del estudio, incluido un pasante. Lo que un pasante no puede hacer es convertirla en caso.

Pagos por partes

Un contrato de compraventa se cobra con frecuencia en dos o tres pagos: algo a la firma del encargo, el resto a la entrega. Antes el campo era binario —cobrado o no cobrado— y un contrato de 600 dólares con 300 recibidos aparecía como impago.

Ahora cada asesoría tiene sus pagos, cada uno con su fecha y su monto. Lo cobrado es la suma de los pagos; el honorario es lo que acordaste. La diferencia es el saldo, y se ve.

Esto importa para los reportes: lo cobrado se cuenta por la fecha de cada pago, no por la fecha de la asesoría. Si redactaste el contrato en agosto y te pagaron el resto en octubre, el ingreso de octubre aparece en octubre. Es la única forma de que el reporte de cartera signifique algo.

Cuando la consulta se convierte en demanda

Este es el caso que justifica haberlo construido bien.

Alguien llega con una duda. Le cobras la consulta. Tres semanas después decide demandar y te contrata el patrocinio. Antes había que crear el caso a mano y el dinero de la consulta quedaba huérfano en otro lado, o se registraba dos veces.

Hoy la asesoría se convierte en caso y arrastra su historial:

• Cada pago ya recibido pasa al expediente como un cobro cumplido, con su fecha original.
• El saldo pendiente pasa como un cobro esperado, para que no se te olvide.
• La asesoría queda marcada como convertida y sale del dinero de su propio carril.

Ese último punto es el que evita el error que importa. Sin esa marca, el mismo dinero se contaría dos veces: una en el carril de asesorías y otra en el expediente. Tu reporte de ingresos mostraría una cifra inflada con apariencia de exactitud, que es la peor clase de número equivocado. Una asesoría ya convertida tampoco admite pagos nuevos: desde ese momento el dinero vive en el caso.

En el estado de cuenta del cliente

Cuando una asesoría sí tiene cliente asociado, entra en su estado de cuenta. El PDF que le entregas suma sus casos y sus asesorías, y eliges una por una cuáles incluir.

Hay algo que ese documento nunca lleva: la respuesta que diste. El estado de cuenta es un documento de dinero. El criterio jurídico que entregaste en una consulta es otra cosa, y no tiene por qué viajar en un anexo contable que puede acabar en manos de un contador o de un tercero.

Por la misma razón, las asesorías todavía no aparecen en el portal del cliente. Ahí el cliente entra cuando quiere, sin que nadie revise antes qué va a ver, y ese nivel de exposición para un texto de asesoría merece su propia decisión. Está pendiente, no olvidado.

En los reportes

Reportes suma los dos carriles en secciones separadas: lo cobrado por casos y lo cobrado por asesorías. Separadas a propósito — un estudio que descubre que el 40% de su facturación viene de consultas de media hora tiene una conversación de negocio pendiente, y agregarlo todo en una cifra se la esconde.

Qué no cambió

El cupo de casos de tu plan sigue contando solo casos. Las asesorías son ilimitadas en todos los planes.

Y el expediente judicial no se enteró de nada: la sincronización con el SATJE, el detector de plazos, el Kanban y el calendario procesal siguen viendo exactamente lo que veían antes. Una asesoría no tiene actuaciones ni plazos porque no hay proceso que los genere.

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Si llevas contratos o consultas en una hoja de cálculo aparte —o peor, si los estás registrando como casos para poder cobrarlos— esto es para ti. Está disponible en todos los planes, en el menú Asesorías y contratos.