Horas facturables: la segunda forma de cobrar, sin hoja de cálculo aparte

Hasta ahora LexFlow sabía cobrar de una sola forma: el honorario pactado, un monto acordado para el caso completo. Funciona bien para el patrocinio típico. No funciona para el estudio que cobra por hora — la consulta corporativa, la asesoría continua, el litigio complejo donde nadie puede prometer un precio cerrado sin conocer cuánta pelea habrá.

Esa segunda forma de cobrar vivía, como casi siempre, en una hoja de cálculo aparte. Ahora vive en el caso.

Una hora no es una actuación

Esta es la decisión de fondo, y explica cómo está construido todo lo demás.

Podríamos haber reusado las actuaciones para registrar horas — al fin y al cabo, ambas son "trabajo con fecha". Habría sido un error. Las actuaciones son el calendario jurídico: alimentan las alertas de vencimiento, el detector de plazos del COGEP, los reportes de cumplimiento. Meter ahí "2 horas revisando doctrina" contaminaría todos esos indicadores. Tu porcentaje de cumplimiento procesal empezaría a mezclarse con tu registro contable.

Por eso las horas son un carril propio. No aparecen en el Kanban, no generan alertas de plazo y no cuentan en los reportes de cumplimiento. Solo se convierten en dinero cuando las facturas.

Y hay trabajo que no corresponde a ninguna actuación: leer el expediente, preparar una estrategia, atender una llamada del cliente. Por eso el registro de horas puede ir asociado a una actuación o no. Si asocias una y esa actuación se borra después, el registro económico sobrevive — borrar una tarea del calendario no puede hacer desaparecer trabajo que ya cobraste.

Se activa caso por caso

No todo caso se cobra por horas. El módulo está apagado por defecto y lo enciende el administrador o el responsable, en el caso donde corresponda.

Un estudio que lleva quince procesos con honorario pactado y tres asesorías por hora ve el panel de horas solamente en esos tres. El resto de la aplicación no cambia.

La tarifa en cascada: tres niveles

Preguntar la tarifa en cada registro suena flexible y es, en la práctica, una fuente de errores. Nadie recuerda de memoria qué se pactó con cada cliente hace ocho meses, y un informe que va al cliente no puede depender de eso.

LexFlow resuelve la tarifa en tres niveles, del más específico al más general:

1. La pactada en este caso para este abogado. Es la política: lo que acordaste con ese cliente para ese proceso.
2. La tarifa base del abogado. El valor por defecto de esa persona en el estudio, cuando el caso no tiene nada pactado.
3. Escrita a mano. La excepción puntual.

El tercer nivel tiene una particularidad importante: la excepción queda marcada. Si alguien registra horas con una tarifa distinta de la pactada, la interfaz lo señala. No lo prohíbe — a veces hay una razón legítima — pero lo hace visible. Sin esa marca sería un agujero silencioso en la facturación del estudio.

Una nota para quien cobre pro bono: una tarifa de 0 es válida y gana como cualquier otra. Trabajo gratuito pactado explícitamente se registra como tal, no como "sin tarifa configurada".

Para no teclear el mismo monto una y otra vez, el estudio define sus tarifas predefinidas en Ajustes. Aparecen como botones que rellenan el campo en los tres puntos donde se escribe una tarifa: el registro de horas, la tarifa pactada del caso y la tarifa base del abogado.

Quién puede cargar horas de quién

Un socio puede cargar las horas del pasante que trabajó con él. Un abogado no puede cargar las de otro abogado del mismo nivel. Un pasante registra únicamente las suyas.

La regla es de jerarquía: imputas horas a ti mismo o a alguien con menos rango. Es la misma lógica que gobierna el resto de los permisos del sistema, aplicada aquí porque las horas son dinero y el registro debe poder defenderse.

Cuando el socio carga las horas del junior, la tarifa que se propone es la del junior — la del abogado que hizo el trabajo, no la de quien lo está capturando.

El panel de horas del caso muestra solo a la gente del caso (responsable y colaboradores), no a todo el estudio. Y sigue mostrando a quien ya tenga horas registradas ahí aunque haya dejado de colaborar, para no esconder registros existentes.

El monto queda congelado

Cuando registras 3 horas a 40 dólares, LexFlow guarda 120, no la instrucción "3 × la tarifa vigente".

Parece un detalle técnico y es una garantía contable: si el año que viene subes la tarifa de ese abogado a 60, el trabajo de este mes sigue valiendo 120. Los montos históricos no se mueven retroactivamente. La alternativa —calcular al momento de leer— habría hecho que cualquier ajuste de tarifas reescribiera silenciosamente el valor de todo el trabajo pasado.

Facturar: varios registros, un solo cobro

Seleccionas los registros pendientes y los facturas. LexFlow crea un cobro en la economía del caso con el total, y marca esas horas como facturadas.

Un registro facturado es inmutable. No lo edita ni lo borra nadie — ni su autor, ni un administrador. Está dentro de un cobro, y tocarlo descuadraría la cuenta.

Para corregir un error existe "Deshacer facturación": elimina el cobro y devuelve las horas al estado pendiente, listas para volver a facturarse bien. Es la única vía, a propósito. Si intentas borrar ese cobro desde el módulo económico, el sistema lo rechaza y te manda aquí — borrarlo por el otro camino dejaría las horas marcadas como facturadas apuntando a un cobro que ya no existe, es decir, trabajo bloqueado para siempre sin forma de cobrarlo.

Dónde aparece el resultado

• En la economía del caso, como un cobro más junto al honorario pactado y los gastos.
• En la pestaña Finanzas del cliente, con su historial consolidado.
• En el informe del caso en PDF y en el estado de cuenta, si marcas esa sección.
• En el portal del cliente, solo si activaste esa sección para ese caso.

En los dos últimos casos aparecen únicamente las horas ya facturadas, nunca las pendientes. Y el desglose de cuánto trabajó y cobró cada abogado —que revela tus tarifas internas— está desmarcado por defecto en el PDF y no se muestra jamás en el portal, donde el cliente entra sin que tú revises antes cada visita.

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Cómo empezar. En el detalle del caso, activa "Horas facturables". Configura las tarifas predefinidas de tu estudio en Ajustes y la tarifa base de cada abogado en su ficha. La tarifa pactada de un caso concreto se define en el propio panel de horas.