Portal del cliente: tu cliente consulta su caso sin llamarte

Hay una llamada que todo abogado ecuatoriano conoce de memoria. Es la del cliente que pregunta "¿cómo va mi juicio?". No es una pregunta mal intencionada — es alguien con un problema serio que no tiene forma de saber qué pasó desde la última vez que hablaron. El costo real no es el minuto de la llamada: es que llega justo cuando estás preparando una audiencia, y que la respuesta honesta casi siempre es "déjame revisar y te confirmo".

LexFlow ahora tiene un portal del cliente: un espacio propio donde el titular entra con su cuenta y ve el estado de sus casos en solo lectura. La información ya existía en el sistema. Lo que faltaba era una puerta segura para mostrarla.

Un espacio aparte, no un usuario más del estudio

La primera decisión de diseño fue la más importante: el cliente no es un usuario del estudio con permisos recortados. Es una identidad distinta, que vive en su propio espacio de la aplicación y nunca toca el panel donde trabajas tú.

Esto no es cosmético. Un usuario del estudio con permisos limitados es un modelo frágil: basta olvidar un filtro en una consulta nueva para que vea algo que no debía. Separar las identidades desde la raíz significa que el cliente no tiene por dónde llegar al resto del sistema, aunque alguien cometa un error más adelante.

El acceso se crea por cliente, no por caso: una sola credencial para la persona, que le sirve para todos los casos que le publiques. Si dos estudios distintos le abren portal a la misma persona, entra con la misma cuenta y elige cuál mirar.

Tú decides qué caso aparece — y qué se ve dentro

Son dos controles separados, y la diferencia importa.

Primero, si el caso aparece. Un caso nace invisible en el portal. Aunque tu cliente ya tenga cuenta y esté viendo otros tres procesos, el caso nuevo que abres hoy no se le muestra hasta que tú lo publiques. Esa fue una corrección deliberada: antes, un caso nuevo de un cliente con portal activo aparecía solo, sin que nadie hubiera tomado la decisión. Ahora publicar es un acto explícito del abogado responsable.

Segundo, qué se ve dentro. Por cada caso publicado eliges las secciones con casillas:

• Datos y estado del caso — carátula, materia, expediente, juzgado, estado actual
• Actuaciones del caso — la cronología de lo que se ha hecho
• Próximos plazos y audiencias — las fechas que vienen
• Actuaciones del SATJE — lo que consta en la Función Judicial
• Resumen económico — honorarios, cobros y saldo
• Costo por horas trabajadas — solo si cobras por horas en ese caso

Por defecto se marcan las tres primeras. Lo económico y las horas son opt-in: tienes que activarlos a conciencia, porque no todo cliente debe ver la cuenta abierta desde su casa un domingo.

Retirar un caso del portal no borra la configuración de secciones. Si lo vuelves a publicar más adelante, queda como lo dejaste.

Las notas internas nunca salen. Nunca.

No hay casilla para las notas internas del caso. No es que venga desmarcada por defecto — es que no existe la opción. La estrategia procesal, la evaluación honesta de las posibilidades, lo que anotaste después de hablar con la contraparte: eso es trabajo interno del estudio y no tiene ninguna versión "compartible".

Lo mismo aplica al desglose de horas por abogado cuando cobras por horas. El cliente puede ver el total facturado, pero nunca cuánto cobra cada miembro del equipo — eso revela las tarifas internas del estudio, y el portal es un lugar donde el cliente entra cuando quiere, sin que tú revises antes cada visita.

El control se aplica en las tres puertas, no solo en la lista

Este es el detalle que separa un control de acceso real de uno aparente.

Sería fácil filtrar solamente la lista de "Mis casos" y dar el trabajo por hecho. Pero una lista filtrada no es un control de acceso: si alguien tiene la dirección directa de un caso no publicado, o pide el informe en PDF de ese caso, la lista no interviene en ninguno de los dos caminos.

Por eso la misma regla —publicado y con secciones activas— se aplica en las tres superficies: la lista, la vista del caso por dirección directa (que responde "no encontrado" si no está publicado) y la descarga del informe en PDF. Y es exactamente la misma función la que alimenta el indicador que tú ves en tu panel, para que el distintivo de "publicado" no pueda contradecir lo que el cliente tiene enfrente.

Dos formas de dar acceso, incluyendo al cliente sin correo

Al activar el portal eliges cómo entra tu cliente:

Por correo electrónico. Recibe una invitación y crea su propia contraseña. El estudio nunca la conoce.

Con credencial temporal. Un usuario y una clave de un solo uso que le entregas por el canal que prefieras, y que el cliente cambia obligatoriamente en su primer ingreso. Esta vía existe por una razón concreta: en un estudio real hay decenas de clientes sin correo electrónico, o con uno que no revisan nunca. Dejarlos fuera del portal habría sido diseñar para el cliente ideal en vez del cliente que existe.

En los dos casos el estudio nunca retiene la contraseña real del cliente.

Por qué es unidireccional a propósito

El portal no tiene mensajería. El cliente consulta; no escribe.

Fue una decisión, no una funcionalidad pendiente. Un canal de mensajes dentro del portal crea una expectativa de respuesta que compite con el trabajo del caso, y termina siendo un segundo WhatsApp que nadie revisa a tiempo. La comunicación abogado–cliente sigue por donde ya funciona. Lo que el portal resuelve es distinto: que la pregunta "¿cómo va mi juicio?" tenga una respuesta disponible a cualquier hora, sin ocupar tu agenda.

Qué gana el estudio

Menos llamadas de estado, sí. Pero el efecto más interesante es otro: un cliente que puede ver el avance de su caso confía más en el trabajo que no ve. La sensación de abandono que sienten muchos clientes durante los meses de espera procesal no viene de que no pase nada — viene de que nadie les cuenta que no pasa nada, y que eso es normal.

También sirve como evidencia. Cuando el cliente reclama que "nunca le informaron", el portal muestra la cronología completa con fechas.

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Cómo activarlo. En el detalle del caso, pestaña Resumen, panel "Portal del cliente". Ahí eliges las secciones y publicas el caso. Si es el primer caso de ese cliente, el mismo panel te ofrece crear su acceso por correo o con credencial temporal.

⚠️ Un cambio de hábito, si tienes un cliente con varios procesos: cada caso se publica por separado. Es un paso más, y es deliberado — la alternativa era que un caso nuevo se mostrara solo.