Casos compartidos entre estudios jurídicos, sin salir de LexFlow
Cuando dos estudios patrocinan juntos un mismo proceso, el expediente no debería vivir en correos y PDFs. Te contamos cómo funciona la colaboración cross-tenant que acabamos de lanzar.
En Ecuador es habitual que dos estudios jurídicos lleven juntos un mismo proceso: un socio externo con expertise en la materia, un colega que conoce al juez de esa jurisdicción, una firma que trae el caso pero necesita refuerzo procesal. El patrocinio conjunto no es la excepción — es práctica corriente en litigios complejos.
El problema es que, hasta hoy, "colaborar" significaba reenviar correos con PDFs, compartir carpetas de Drive, o simplemente confiar en que el colega leyó el WhatsApp. Ninguna de esas cosas queda registrada, tiene control de versiones, ni cumple con la LOPDP.
Desde esta semana eso cambió. LexFlow ahora permite que un estudio comparta un caso con otro estudio — y que ambos trabajen sobre el mismo expediente desde sus propias cuentas.
Cómo funciona para el abogado
El estudio dueño invita
Entra al caso, abre el menú de acciones y pulsa "Compartir con otro estudio". Ingresa el email de un abogado del estudio colaborador, elige el rol y, opcionalmente, una fecha de expiración del acceso.
Hay tres roles posibles:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Solo lectura | Ver actuaciones SATJE, plazos, notas. No puede modificar nada. |
| Editor | Todo lo anterior + crear actuaciones y notas propias en el caso. Solo puede editar las que él mismo creó. |
| Co-responsable | Todo lo anterior + cerrar y reabrir el caso. El más cercano a un co-patrocinador real. |
Una aclaración importante: el estudio invitado nunca puede borrar el caso, cambiar al abogado responsable ni ver las notas internas privadas del estudio dueño. El control del expediente siempre queda del lado de quien lo creó.
El colega recibe una invitación real
No un link público. El abogado invitado recibe un correo con un link de aceptación nominal — solo él puede abrirlo, y solo desde la cuenta de su estudio. Al aceptar, el caso aparece en su lista de LexFlow bajo la sección "Compartidos contigo", con un badge que indica el rol y qué estudio lo compartió.
Desde ahí puede entrar al expediente como si fuera suyo: ver las actuaciones del SATJE, los plazos pendientes, y el historial completo. Si tiene rol editor o co-responsable, puede agregar actuaciones y notas propias que quedan registradas con su nombre y su tenant de origen.
El dueño siempre sabe qué está pasando
En la ficha del caso aparece un badge "Compartido con N estudios". Un click lleva al registro de colaboraciones: quién tiene acceso, con qué rol, desde cuándo, y cada acción que el invitado ha realizado — todo en el audit log del caso.
Revocar el acceso es un botón. Al revocarlo, el invitado pierde acceso inmediatamente y recibe un correo de notificación. Si tiene la pantalla abierta en ese momento, verá un 404 al refrescar.
Lo que LexFlow hace por el lado de la LOPDP
Compartir datos de un cliente entre dos organizaciones distintas tiene implicaciones bajo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. LexFlow no lo ignora.
Antes de enviar cualquier invitación, el estudio dueño debe:
- Declarar la base de licitud del compartimiento: consentimiento del cliente, convenio profesional, o interés legítimo.
- Decidir si el cliente recibe notificación — por defecto está activada y LexFlow la envía automáticamente. Si el abogado la desactiva, debe declarar que asume esa responsabilidad.
- Aceptar tres declaraciones legales sobre el uso de la funcionalidad en beta y el manejo de datos del caso.
El abogado invitado, por su parte, acepta dos declaraciones propias antes de poder ver el caso. Todo queda registrado en el audit log con timestamp y texto exacto de lo que se aceptó. Si algún día un cliente o la SPDP pregunta quién vio qué y cuándo, la respuesta está ahí.
Detección de conflictos de intereses
Antes de crear la invitación, LexFlow revisa automáticamente si el estudio invitado tiene en su cuenta algún caso con el mismo número de expediente o con la misma cédula del cliente. Si hay coincidencia, aparece un bloque de advertencia rojo que detalla el riesgo.
El abogado puede igualmente confirmar y continuar — LexFlow no bloquea, advierte. Pero la confirmación queda registrada con los conteos exactos. Si luego hay una impugnación por conflicto de interés, hay evidencia de que el abogado fue informado antes de compartir.
IA del SATJE para el estudio invitado
Una vez que el invitado tiene acceso al caso, puede usar el botón "Resumir con IA" en cualquier actuación del SATJE y ver las sugerencias de plazos COGEP/COIP que LexFlow propone. El consumo de IA se cobra contra el saldo del estudio invitado (no del dueño), y los resultados quedan cacheados para que ambos lados los vean sin pagar dos veces.
Lo que aún no está en esta versión
Queremos ser precisos sobre los límites actuales:
- Los plazos del caso compartido no aparecen en el dashboard del invitado. El invitado debe entrar manualmente al caso para verlos. Está en el roadmap para la próxima versión.
- No hay firma electrónica in-app del convenio profesional. Si los estudios quieren formalizar el acuerdo de co-patrocinio, lo celebran fuera de LexFlow.
- El cifrado por clave independiente de tenant (envelope encryption) no está implementado todavía. Usamos la clave global de LexFlow para todos los campos cifrados. Antes de que el feature salga de beta, esto cambia.
La lista completa de limitaciones está documentada en el acuerdo de beta que ambos estudios firman antes de empezar a colaborar.
Quién puede usarlo
La colaboración cross-tenant está disponible para los planes Estudio Pro y Enterprise. Si ya tienes uno de esos planes y quieres activarla, escríbenos a ventas@tiertec.lat o por WhatsApp — estamos en fase beta y acompañamos la activación de cerca.
Si tienes un plan menor y crees que esto es lo que te falta para dar el salto, también escríbenos. Tiene más sentido hablar que suponerlo.
El caso siempre tiene un solo dueño. Lo que compartiste con un colega es el acceso al expediente, no el expediente mismo. Cuando decides que ya terminaron de trabajar juntos, un clic y el acceso desaparece. Así de sencillo debería ser siempre.
